INDEX :
- Démarrer avec Planning-Pratique :
- Les plannings mensuels :
- Fonctions supplémentaires :
- Divers :
- Support :
MODE D’EMPLOI :
1. Démarrer
avec Planning-Pratique :
1a. Vue d’ensemble
Utilisez les onglets colorés pour
naviguer aisément entre les différentes feuilles. Chaque numéro correspond à un
mois.
La feuille « Données »
doit être remplie en premier, elle contient toutes les informations nécessaires
à la bonne utilisation du logiciel (informations sur le personnel,
l’entreprise, les horaires, les dates, …).
Les numéros de 1 à 12 correspondent
aux plannings mensuels.
La feuille « Récap.
horaires » permet d’imprimer un récapitulatif des horaires et tâches.
La feuille « Récap.
annuel » permet d’imprimer le récapitulatif annuel de chacun.
La feuille « Notes » sert
à conserver vos notes personnelles.
1b. Données à compléter
Les données à compléter se trouvent
sur la feuille « Données ».
Tout d’abord, il est nécessaire de
compléter le tableau du personnel :
Entrez les noms et prénoms, le taux
d’activité de 1 à 100, la charge de travail journalière en heures ainsi qu’un
solde d’heures supplémentaires s’il y a un report de l’année précédente.
Important :
-
La charge de travail journalière correspond au cinquième de
la charge de travail hebdomadaire (en fonction d'un taux d'activité à 100%). Par
exemple : Mike et Steve ont signé un contrat qui prévoit 40h de travail
par semaine pour un taux d’activité de 100%, leur taux d’occupation respectif
est de 100% et 40% ; il sera donc indiqué comme tel dans le tableau, en
revanche, la charge de travail journalière étant basée sur un taux d’activité à
100%, il faudra indiquer 8 :00 pour chacun des deux employés. Le logiciel
s’occupera ensuite de calculer la charge de travail réelle en fonction du taux
…
-
Toutes les heures dans ce logiciel doivent être indiquées
sous la forme : HEURES:MINUTES (sans espaces), par exemple 7:45.
D’autres données doivent également
être complétées :
Indiquez le nom de votre entreprise,
l’année en cours et le mois de départ (correspond au mois à partir duquel vous
commencez à utiliser Planning-Pratique, sélectionnez "Janvier" les
années suivantes).
Horaires et tâches :
-
Entrez dans la première case un chiffre ou une lettre qui
correspondra à un horaire de travail, à une absence (congé, maladie, vacances,
...) ou à une tâche. Ce même chiffre/lettre servira à compléter le plan de
travail.
-
Entrez dans la deuxième case la durée (en heures) de
l'horaire, de la tâche, indiquez 0 pour les absences non comptabilisées.
-
La troisième case est la description de l'horaire, de la
tâche, de l'absence (exemples : "Vacances", "Horaire
continu", ...).
« Titre des feuilles de
planning » correspond au titre affiché au-dessus de chaque planning
mensuel, celui-ci est suivi du mois et de l'année. Pour n'afficher que le mois
et l'année, laissez ce champ vide.
Afficher la date d’impression :
la date du jour s'affiche automatiquement en haut à droite du plan de travail.
Choisissez "Non" pour la supprimer.
2. Les
plannings mensuels :
2a. Gestion des fériés
Pour indiquer un jour férié, il vous
suffit de mettre une « x » comme indiqué ci-dessous, le jour
sélectionné ne sera alors plus considéré comme jour de travail et sera mis en
évidence sur le planning :
Note : les textes ainsi que les
cases bleues n’apparaissent pas à l’impression.
2b. Gestion des heures
supplémentaires
Des heures supplémentaires peuvent être
ajoutées chaque mois manuellement, celles-ci seront comptabilisées dans le
solde d’heures du mois :
2c. Compléter le planning mensuel
Entrez, dans les cases, les lettres
ou les chiffres correspondant à la tâche ou l’horaire souhaité. Utilisez les
touches de navigation de votre clavier (flèches directionnelles) pour compléter
le planning plus rapidement.
Vous pouvez vous aider des informations
qui figurent au-dessous du planning pour le compléter. Aperçu ici
…
3. Fonctions supplémentaires :
3a. Récapitulatif annuel
La feuille « Récap.
annuel » permet d’imprimer un récapitulatif annuel par collaborateur, le
choix se fait au moyen d’une liste déroulante. Tout le reste est automatique.
Il est possible de masquer la date d’impression via une option située en bas de
la feuille. Aperçu
ici …
3b. Récapitulatif des horaires et
des tâches
La feuille « Récap.
horaires » permet d’imprimer un récapitulatif des horaires et des tâches.
Sur cette feuille, il est possible d’étoffer quelque peu vos descriptions grâce
à la zone bleue. Aperçu
ici …
Au fond de cette feuille, vous y
trouverez une zone permettant d’ajouter du texte (voir exemple ci-dessous),
utilisez Alt+Enter pour aller à la ligne. Le nom de l’entreprise peut-être
affiché ou supprimé selon votre choix :
3c. Feuille de notes personnelles
Une feuille de notes est disponible
pour vos besoins personnels. Cet aide-mémoire n’a pas de fonction particulière.
Aperçu
ici …
4. Divers :
4a. D’une année à l’autre
Sauvegardez et archivez votre
classeur.
Pour démarrer la nouvelle année,
vous aurez besoin d’une version vierge. Pour cela faites une copie du logiciel
qui se trouve dans le dossier « Copie ». Ceci dans le but de
conserver une version vierge pour les années à venir. Reportez ensuite les
informations de la page « Données » sur votre nouvelle copie (via
copier/coller pour gagner du temps). Après cela votre classeur est prêt pour la
nouvelle année …
4b. Gestion de plus de 25 personnes
Pour gérer plus de 25 personnes,
vous aurez besoins de plusieurs classeurs. Pour cela, faites une copie
(procédez comme indiqué ci-dessus). Il n’y a pas de limitations aux copies,
toutefois ces copies ne doivent servir qu’à l’entreprise (ou l’individu) qui a
acheté le logiciel. Toute diffusion de ce logiciel est interdite.
4c. Ajout d’une personne en cours
d’année
Pour éviter qu’une personne ajoutée
en cours d’année ne démarre avec un solde d’heures supplémentaires négatif
correspondant aux mois qu’elle a manqués, il suffit d’ajouter à chaque mois
d’absence, l’équivalent des heures dues en heures supplémentaires pour
conserver un solde à 0:00. Exemple :
5. Support :
5a. Questions et remarques
Pour toutes vos questions, remarques
à propos de ce logiciel, rendez-vous sur forum.excel-pratique.com.
Vous y découvrirez, en bas de page, le forum dédié aux questions, remarques
pour ce logiciel.
5b. Contact
Pour une éventuelle prise de contact
avec l’auteur de ce logiciel, un formulaire est disponible ici
…
5c. Liens
-
http://planning.excel-pratique.com :
page Web de Planning-Pratique
-
http://forum.excel-pratique.com :
page d’accueil du forum